وزير التعليم يصدركتابًا دوريًا لتنظيم أعمال المتابعة وتقويم الأداء

أصدر وزير التربية والتعليم، الدكتور محب الرافعي، كتابًا دوريًا بشأن تنظيم وتفعيل أعمال المتابعة وتقويم الأداء، وذلك في إطار خطة الوزارة للارتقاء بالعملية التعليمية وتحسين الخدمة المقدمة لجميع الطلاب على مستوى الجمهورية، وانطلاقًا مما تبذله الوزارة من جهود في الوقت الراهن لتلافي أي قصور وتحقيق معدلات الارتقاء بالأداء.

 وتضمن الكتاب الدوري القواعد الآتية :

تعمل الإدارة المركزية على متابعة وتقويم الأداء بوضع خطة سنوية لمتابعة العملية التعليمية في جميع المراحل التعليمية، تشتمل على إجراءات تنفيذية على أرض الواقع للمتابعة وتقويم الأداء وبجدول زمني شهري للمتابعة، ويُعرض على الوزير للاعتماد قبل التنفيذ، كما يعرض على الوزير تقرير نجاح شهري بما تم إنجازه من خطة المتابعة، وما تم حله من مشكلات واجهت العملية التعليمية وبخاصة حالات العنف.

يتم إعداد خطة المتابعة في حدود الخطوط العريضة للوزارة وقراراتها وتوصياتها وسياستها التعليمية .

تُنشأ مكاتب للتنسيق بين الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء في الوزارة ومديريات التربية والتعليم في المحافظات يكون مقرها في المديرية التعليمية، وتُشكل هذه المكاتب من أعضاء المتابعة في المديرية بحد أدنى (4) متابع، أو حسب احتياج العمل، يتم ترشيحهم عن طريق مدير المديرية التعليمية المختصة ووفقًا لمعايير الاختيار الموضوعة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء .

وتختص مكاتب التنسيق المشار إليها باستلام خطط المتابعة المقترحة لمتابعي المديرية والإدارات التعليمية، متابعة تنفيذ المتابعين لخططهم ومتابعة المدارس للتأكد من جدية المتابعة ميدانيًا، واستلام نسخة من التقارير المجمعة للمتابعين في الإدارات والمديرية أسبوعيًا ومراجعتها للتأكد من مدى تحقيقها لخطة المتابعة المقترحة في المديرية والإدارات التعليمية .

وتستلم هذه المكاتب كشوف تفريغ الملاحظات وما اتخذ من إجراءات بشأنها ونسب تلافي الملاحظات من الإدارات والمديرية، وتنفيذ التعليمات الواردة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء في الوزارة، وإعداد البيانات الشهرية المطلوبة للإدارة المركزية للمتابعة وتقديم نسخة منها لمدير المديرية .

ويلتزم مديرو المديريات التعليمية، كلٌ في نطاق اختصاصه، بإنشاء مقر مناسب لهذه المكاتب في المديرية مع توفير عدد مناسب من الإداريين ومُدخلي البيانات، وكذا ما يحتاجون إليه من أجهزة حاسب آلي وغيره لتباشر هذه المكاتب أعمالها في أقرب وقت ممكن .

ولا يجوز نقل أو ندب أو إلغاء ندب أيًا من أعضاء هذه المكاتب إلا بعد أخذ موافقة الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء.

ونص الكتاب الدوري على أن يتم تكليف متابع مقيم من العاملين في الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء في ديوان عام الوزارة بالتواجد بصفة مستمرة في المديرية وتكون اختصاصاته : تقديم الدعم والمشورة الفنية لمكاتب التنسيق في المديريات التعليمية، التنسيق بين الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء في ديوان عام الوزارة ومكاتب التنسيق في المديريات والإدارات التعليمية، متابعة أداء المديريات والإدارات والمدارس بالتعاون مع مكتب التنسيق وإدارة المتابعة والتقويم في المديرية والإدارات، الإشراف والمتابعة على انتظام تسجيل البيانات ومتابعة تلافي الملاحظات في الإدارات والمديرية .

ويختص رئيس الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالإشراف الفني على جميع المتابعين في ديوان عام الوزارة والمديرية والإدارات التعليمية ومكاتب التنسيق، وتحقيق الأهداف المرجوة من عملية المتابعة وتقويم الأداء .

كما نص الكتاب على أن يلتزم مديرو المديريات بدعم المتابعين على كافة مستوياتهم سواء متابعي الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء في الوزارة أو المديريات التعليمية والإدارات التعليمية أو متابعي مكاتب التنسيق لأداء مهامهم المكلفين بها، ويكون لهؤلاء متابعة تنفيذ خطط الموجهين وغيرها من خطط المتابعة، وذلك بهدف تحقيق السياسات العامة للوزارة، وتشكل إدارات المتابعة في الإدارات التعليمية من عدد يتناسب مع أعداد المدارس في الإدارة بحد أقصى (2) مدرسة في اليوم لكل متابع وبحد أدنى زيارة شهرية مرتين لكل مدرسة .

ويراعى حسن اختيار المتابعين بما يحقق النتائج المرجوة من عملية المتابعة على أن يكون المتابع متفرغًا لعملية المتابعة فقط .

كما نص الكتاب على أن تقوم كل إدارة تعليمية بإنشاء خط ساخن لتلقي الشكاوى الداخلة في نطاق اختصاص كل منها، مع تخصيص عدد كافٍ من الموظفين تكون مهمتهم العمل على حل هذه الشكاوى يوميًا، وتنشأ سجلات موحدة في كل إدارة تعليمية على مستوى الجمهورية لتفريغ أعمال المتابعة ويتم المراجعة على هذه السجلات من مستويات المتابعة الأعلى .

ونص أخيرًا على تفعيل مكاتب خدمة المواطنين في المديرية والإدارات التعليمية وسرعة حل المشكلات وتقديم تقرير شهري لديوان عام الوزارة (الإدارة العامة لخدمة المواطنين) بالإجراءات التي اتبعت حيال ذلك .